党委/院长办公室是党办、院办合一的职能部门，是学院党委和行政的综合办事机构，是学院对外的重要窗口。办公室紧紧围绕学院的中心工作，认真履行协调职能、指导职能、管理职能、参谋咨询职能、服务职能、监督职能，积极发挥领导的参谋助手、决策的催办落实、部门的协调综合作用，服务领导、服务部门、服务基层，认真做好会务、公文处理信息、调查研究、综合协调、档案管理、公务接待、值班值守、重要活动组织、综合事务管理和领导交办的其他工作，不断提高工作质量和工作效率。办公室的具体工作职责是：

1、负责起草学院发展规划、工作要点、工作总结、经验材料及学院领导报告、讲话等有关文稿；

2、负责起草学院党委和行政工作的有关文稿及公文运作；

3、组织拟订全院性的规章制度；

4、负责上级布置的重要工作及学院重大决议、决定的督查与督办；

5、处理学院日常工作，综合协调学院党务、政务、事务；

6、负责学院党委会、院长办公会等重要会议的组织安排；

7、组织与协调全院重大活动；

8、统筹学院安全与稳定工作；

9、负责学院信息、信访与保密工作；

10、负责学院接待与对外联络工作；

11、负责学院文书工作与印信管理；

12、负责学院档案(除人事档案外)的收集、整理、保管、鉴定、查阅利用等管理工作；

13、负责收集、整理、传递学院工作动态信息，编写《吉艺信息》、《院务公开通报》；

14、负责学院教学和办公系统信息化建设；

15、负责学院公务用车的管理和使用；

16、负责学院机要打印工作；

17、负责学院领导办公用品的管理和采购；

18、承办上级机关和学院领导交办的工作。

岗位职责

主任工作职责：

1、负责办公室的全面工作

2、负责学院发展规划、工作要点、工作总结、领导讲话等重要文稿的起草工作

3、文件签批

4、组织安排党委会、院长办公会等重要会议

5、组织、协调、督办全院性的工作

6、对外联络与接待工作

7、负责学院网络信息工作

8、学院公务用车的管理工作

9、上级和学院领导交办的工作

副主任工作职责：

1、协助主任起草学院有关文件和领导讲话

2、学院文件和有关文稿审核工作

3、档案与保密工作

4、信访工作

5、院务公开和调查研究工作

6、协助主任安排党委会、院长办公会工作

7、领导交办的其它工作

秘书工作职责：

1、负责学院办公室文件和有关文稿起草工作

2、参与学院发展规划、工作要点、工作总结、经验材料及领导报告、讲话稿起草工作

3、负责党委会、院长办公会议的记录工作

4、负责重要会议的通知工作

5、负责学院动态信息的收集与上报，编写《吉艺信息》

6、完成领导交办的其它工作

文书工作职责：

1、负责学院办公室文书工作

2、各类文件的收发、登记、送阅、转递工作

3、负责学院印章、介绍信的管理与使用工作

4、具体负责保密工作

5、负责节假日值班表的编制工作

6、完成领导交办的其它工作

综合档案室主任工作职责：

1、负责综合档案室的各项工作

2、制定学院档案工作各项规章制度，并监督和检查执行情况

3、全院各类档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用等管理工作

4、负责档案库房的安全、保密和管理工作

5、编制各类档案检索工具和撰写档案参考资料等工作

6、负责对全院专（兼）职档案工作人员的业务培训工作

机要员工作职责：

1、负责机要交换工作

2、负责日常行政工作

3、负责学院党委会、院长办公室议程表的印制和周历安排、作 息时间的调整工作

4、负责会议室、外宾室的管理工作

5、负责学院领导和办公室办公用品的采购工作

6、完成领导交办的其它工作

车辆管理中心主任工作职责：

1、保证学院领导公务用车和接待（包括外事）用车

2、负责对车辆的行车里程、车况、耗油量、安全等情况进行检查；

3、负责车辆的维修和保养工作

4、负责学院交通宣传、车辆管理统计、交通安全等工作

5、完成领导交办的其他工作

机要打印员工作职责：

1、负责机要打字、复印工作

2、负责机要打字室日常管理和保密工作

3、完成领导交办的其它工作

网络维护员主要职责：

1、负责建设、维护学院网站与主页

2、负责学院网页的技术实现

3、完成领导交办的其它工作