学院档案是指我院在教学、科研、党政管理等各项活动中直接形成的、对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、照片、音像、实物等不同载体形势的历史记录 。

一、根据国家档案管理的要求和相关法规，实行文件材料形成部门、课题组立卷，并定期向档案部门移交的立卷归档制度。学院各单位均为立卷归档部门。

二、各立卷部门必须有一名负责人分管该部门的档案工作，由专、兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理立卷和移交归档工作。

三、为确保案卷质量，要做到随时立卷。各部门专、兼职档案员应将本部门职能活动形成的具有查考利用价值的文件材料（包括电子文件）。随时收集分类、归入相关的卷内，以便平时查找和随时组卷。

四、归档的要求和手续。对归档范围内的文件材料，立卷部门一定要收集齐全，要保证案卷质量，具体要求如下：

（一）归档的文件材料应齐全、完整。

1、凡本院各部门办理完毕的具有保存价值的文件材料应立卷归档；

2、要保持一份文件材料的原稿与正文、正文与附件、请示与批复、批示与转发等完整无缺；

3、要保持一起事件、一次会议或一项调查所形成的文件材料齐全完整；

（二）归档的文件材料应按照它的自然形成规律、保持文件材料之间的相关联系，分门别类的组卷。

（三）起草、审核、批办、签发文件材料必须用钢笔或黑色签字笔，不得使用铅笔、红蓝铅笔、圆珠笔。

（四）归档时，应填写目录清单一式二份，移交档案室，交接双方签字。档案室要检查递交档案材料的质量，对不合乎归档要求的应重新整理。