第一章  总    则

第一条  为了加强学院的档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》与《高等学校档案实体分类法》，结合学院实际情况，对《吉林艺术学院档案管理办法》重新修订。

第二条  学院在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的，对学院有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、实物等不同载体的文件材料，均属学院档案。

第三条  档案工作是学院建设重要基础工作之一，是衡量学院教学质量和科研管理水平的一个重要标志，也是反映和维护学院各时期发展的真实面貌的一顶重要工作。学院各级领导要加强对档案工作的领导和管理，应把档案工作纳入整体发展规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围。

第二章  管理体制与工作任务

第四条  高等学校档案实行统一领导集中归口管理分级负责的原则。学院确定一位院级领导分管档案工作，学院设立综合档案室，隶属于党院办公室，综合档案室是学院档案工作的职能管理部门。学院各单位要有一名处级领导分管本部门档案工作，并根据具体情况配备相应的兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

    第五条  综合档案室的基本任务

（一）贯彻执行党和国家及上级主管单位关于档案工作的方针、政策和法规，拟定规划全院档案工作；

（二）制订学院关于档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

（三）负责接收、征集、整理、鉴定、分类、编号、统计、保管全院各类档案及有关资料；

（四）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源，做好档案的开放、利用和信息交流工作；

（五）负责全院档案专、（兼）职人员的业务培训。

   （六）做好档案宣传工作和利用者教育活动。

（七）参加档案工作协作、开展档案学术交流活动；

（八）执行保密制度，确保档案安全。

   （九）完成学院领导交办的其他任务。

第六条  学院各单位专（兼）职档案人员，组成学院档案工作网络。业务上接受学院综合档案室指导。各单位专（兼）职档案员的重要任务是：

（一）认真学习和宣传贯彻上级关于档案工作的政策、法规、制度。

（二）履行专兼职档案人员岗位职责，参加档案业务学习和培训。

（三）负责收集、登记、保管本部门各类文件材料。

（四）按归档范围和立卷要求将本部门形成的文件材料进行系统整理、组成保管单位。

（五）接受档案部门的业务指导和检查，按归档时间向学院综合档案室移交档案材料。

第三章  文件材料的立卷和归档

第七条  学院及各部门应建立和完善文件材料的立卷归档制度，应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即：“布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。”确保教学、科研、党政管理以及各项工作任务完成后，均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第八条  凡属应归档的文件材料都是学院的公有财产，必须按规定向综合档案室移交，任何部门和个人不得拒绝归档，据为已有。

第九条  严格实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。各单位要将本部门工作中形成的并办理完毕需要归档的文件材料由立卷人或本部门专兼职档案员根据文件材料的自然形成规律，分类、整理组卷，编排页号或件号，编制卷内目录，经部门负责人签字后向档案室移交。

第十条 学院档案材料归档的时间为：

（一）机关各部门应当在次学年6 月前归档；

（二）各教学单位应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成 后三个月内归档。

第四章  档案的接收 管理和利用

第十一条  综合档案室集中统一管理十一大类档案，即：党群类、行政类、教学、科研、仪器设备、基建、出版物 、外事、财会、照片、艺术活动、另附实物类档案。采取分级负责的原则。具体内容参见《吉林艺术学院归档范围和保管期限表》。各单位将需要归档的文件材料，由专兼职档案进行整理立卷，并履行移交登记签字手续。

第十二条  接收的档案应符合下列要求：

（一）归档的纸质文件材料和电子档案材料要同步归档。

（二）归档的文件材料必须齐全完整，文件排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；定稿在前，讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（三）案卷要按照年度——问题——保管期限分类，卷内文件要逐项编写件号或页码，编制案卷目录。

   （四）归档的文件材料做到纸质优良，装订整齐，书写工整，禁用圆珠笔、或复写纸书写。

（五）档案室对接收的档案材料进行整理、分类、鉴定和编号。

第十三条 利用档案必须遵循以下规定：

  （一）档案室所保存的档案，主要供各部门利用，一般在室内查阅，需借出时，要办理外借登记手续，借期一般不得超过一周。

  （二）凡持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

（三）查阅、摘录、复制未开放的档案，需经学院主管档案工作的领导批准。

（四）用于个人或者商业目的，可以按照有关规定合理收取费用。

（五）利用档案者要对档案的安全、完整负责，违反规定要追究责任。

第五章  经费、库房与设备

第十四条  学院档案工作所需经费应单独立项，列入学院办公经费预算，统筹解决。

第十五条  按照上级档案管理标准要求，合理安排档案库房的建设，库房门窗要坚固，做到防盗、防火、防尘、防潮、防腐蚀、防失密。在条件许可的情况下，为档案室提供专用的符合档案管理要求的库房、办公室、阅樘室，以适应档案管理的需要。

第十六条  学院将有计划地为综合档案室配置档案工作所需要的设备，使档案步入科学化、规范化、信息化发展轨道。

第六章  考核、奖励与处罚

第十七条  学院档案工作建立检查考核和评估制度，明确岗位职责。对成绩突出的档案工作人员，学院应予奖励。

第十八条  对于违反保密规定，擅自提供、除改、 伪造、擅自销毁等行为予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

                   第七章   附  则

第十九条 本办法由综合档案室解释。

第二十条 本办法自二00八年 12月 1日施行